Catalogio Casgliad Côr – Lleoliad Myfyriwr yn AGDdC, Penarlâg

Gan Chelsea Darlington, Myfyriwr ym Mhrifysgol Lerpwl

Fel rhan o fy nghwrs mewn Rheoli Archifau a Chofnodion ym Mhrifysgol Lerpwl, roedd gofyn i mi gwblhau lleoliad catalogio pythefnos o hyd, ac fe fûm i’n ddigon ffodus i gael lle yng nghangen Penarlâg AGDdC. Mae hwn yn gyfle gwych i mi ddefnyddio fy ngwybodaeth ddamcaniaethol a chasglu gwybodaeth fewnol am sut y mae archifdai’n gweithio.

Ar y diwrnod cyntaf, cefais daith dywys o amgylch yr ystafelloedd diogel, cyn cael paned o de! Wedyn, roeddwn i’n ddigon ffodus i gael hyfforddiant cychwynnol ar drin a thrafod cofnodion o amrywiol fath a maint gyda’r Cadwraethwr, er mwyn i mi allu defnyddio’r wybodaeth hon wrth drin y casgliad y byddwn i’n gweithio ag o. Yn y pnawn, cefais weithio ar gasgliad y Llwynegrin Singers.

Fy ngwaith fyddai catalogio dau o dderbyniadau newydd i’r casgliad presennol, felly roedd rhaid i mi ddilyn strwythur blaenorol y catalog. Mae cyfeirnodau’r catalog wedi bodoli ers degawdau, felly allwn ni ddim ail-rifo pob eitem, a fydden ni ddim eisiau gwneud hynny chwaith (gan y gallai cwsmeriaid fod wedi cyfeirio atyn nhw yn y gorffennol ac oherwydd cyfyngiadau amser).

Gan gadw hyn mewn cof, dechreuais werthuso’r derbyniadau (didoli blychau o gofnodion ar gyfer pob derbynyn), a oedd yn cynnwys: grwpio eitemau mewn trefn gan ddefnyddio’r goeden gatalog wreiddiol fel strwythur – gan geisio cofio peidio cymysgu’r derbyniadau; creu rhestr flychau i nodi beth oedd ym mhob ffeil, a fyddai’n helpu gydag elfen ddisgrifio’r gwaith catalogio yn nes ymlaen; ac yna ail-becynnu’r cofnodion yn ffolderi archifol. Cymerodd y broses tua chwe diwrnod i’w chwblhau.

Ar ôl gwerthuso’r ddau dderbynyn, dechreuais eu rhestru ar daenlen Excel, gan lenwi’r meysydd angenrheidiol i fodloni’r Safonau Rhyngwladol ar gyfer Disgrifio Archifol (ISAD:G) a threfnu’r ffeiliau yn ôl dyddiad. Yna, fe bennais rif canfod ac aildrefnu’r ffeiliau yn eu blychau terfynol. Ar ôl hynny, fe fewnbynnais i’r cyfeirnod ar Excel er mwyn sicrhau bod y cofnodion y ffitio i’r lle cywir ar y strwythur coeden.

Y cam nesaf oedd mewnbynnu’r daenlen Excel ar CALM drwy droi’r daenlen Excel yn daflen godio. Y cam olaf oedd gwirio bod y rhifau derbynyn cywir wedi’u hychwanegu ar CALM (er mwyn i ni wybod pa gofnodion ddaeth o ble) a gwirio bod yr amodau mynediad cywir ar waith cyn eu llwytho i’r catalog ar-lein.

Mae fy nghyfnod ym Mhenarlâg wedi bod yn werth chweil gan fy mod wedi dysgu cymaint am sut y mae archifdy’n gweithio a’r prosesau ar gyfer cadw a chynnal cofnodion, a hyn i gyd gyda chymorth tîm gwych o Archifyddion a Chynorthwywyr Archifau.

Tagiau: cymraeg, cymru, wales, welsh, welsh-language